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企業合同管理中的法律風險防范

發表于：2016-08-22閱讀量：（3128）

企業運營是一系列直接或間接與合同的簽訂及履行有關的活動，因而合同既是生產力也是企業最主要的法律風險源。但常規的就事論事的企業合同管理模式并不足以充分利用法律所賦予的權利和企業的現有資源，實現企業在合同簽訂、履行方面的利益最大化，無論安全性還是效率都存在諸多無謂的缺陷。合同法律事務管理所關注的，是所有的企業交易以及相關的制度、流程、文本，而最常見的合同法律事務處理中，合同訴訟只需關注合同相關條款、合同審查只需關注單個合同、非訴項目只要關注項目交易，長此以往，使諸人對合同管理的理解變得狹隘，因此合同法律風險管理的深度和寬度被幾何級縮小。我們在對特定時段某類合同判決的實證研究中發現，合同履行中出現的問題遠遠高于合同文本出的問題，更印證我們除了關注文本還關注合同管理的制度、流程，以及關注從簽訂到履行的全過程的想法完全正確。

一、訂立合同時的注意事項

1、簽署完備的書面合同：完備的書面合同對于保證交易安全乃至維系與客戶之間的長久關系十分重要。建議企業盡可能與客戶簽署一式多份的書面合同，保持多份合同內容的完全一致并妥善保存。

2、妥善保管合同相關證明資料：在合同履行過程中雙方變更合同內容，包括數量、價款、交貨、付款期限等現象較多，但為避免紛爭，應當妥善保管與合同簽訂和履行相關的發票、送貨憑證、匯款憑證、驗收記錄、在磋商和履行過程中形成的電子郵件、傳真、信函等資料。

3、注意“訂金”、“保證金”不等于“定金”：在簽訂合同時可能為了確保合同履行而要求對方交付定金，由于“定金”具有特定法律含義，故而務必注明“定金”字樣。如果使用了“訂金”、“保證金”等字樣并且在合同中沒有明確表述一旦對方違約將不予返還、一旦己方違約將雙倍返還的內容，法院將無法將其作為定金看待。

4、保證擔保需有明確的相關意思表示：如果業務需要對方提供保證擔保的，在與相關客戶簽署保證合同時務必表述由保證人為債務的履行提供保證擔保的明確意思，避免使用由對方“負責解決”、“負責協調”等含義模糊的表述，否則法院將無法認定保證合同成立。

二、合同履行過程中的注意事項

1、按約履行合同義務：依法成立的合同受法律保護。企業和客戶之間訂立的合同如果不存在違反法律、行政法規的強制性規定、損害社會公共利益等情形，即為受法律保護的有效合同，雙方有義務嚴格遵循約定，全面履行合同。無論是單位改變名稱、企業股權易手，還是法定代表人、負責人、經辦人變更，都不能成為不履行合同的理由，這也是維系企業商業信譽的重要保證。

2、積極尋求利益最大化的糾紛解決方法：經濟形勢的變化往往導致貨物市場價格發生劇烈波動。非必要不要輕易選擇主動違約、解除合同、或者提起訴訟等方式解決，與客戶平等協商、尋找雙方都能接受的解決方案更加有利于減少損失。即便是在訴訟程序之中，接受法院主持下的調解將也更加有助于企業利益的保護。不主動尋求和解一味等待裁決不一定最符合利益。

3、注意及時驗收貨物、提出異議：購進貨物是企業經營的日常業務，應注意及時驗收貨物，發現貨物不符合合同約定的，務必在法律規定或者合同約定的期限內盡快以書面方式向對方明確提出異議。不必要的拖延耽擱，將可能導致索賠權喪失。

4、商業秘密保護：合同雙方在磋商、履行合同過程中，經常不可避免地接觸到交易伙伴的商業信息甚至是商業秘密，在磋商、履行合同乃至履行完畢后務必不要泄露或者使用這些信息，必要時，還應當審慎地保護這些信息，防止泄漏，否則將可能承擔相應責任。

5、訴訟時效經過風險規避：客戶拖欠貨款現象在企業經營過程中時有發生，須知法律關于訴訟時效的規定，向法院請求保護民事權利的訴訟時效期間一般為兩年。部分企業也可能出于維系與客戶關系等因素不愿意在兩年內采取提起訴訟、仲裁等激烈措施，為了保護自身權利不至于因為時間流逝而喪失，可以在訴訟時效期間屆滿前以向對方發送信件或者數據電文等可以證明您主張權利的有效方式進行處理。信件中務必要有催請盡快支付拖欠貨款的內容。

三、企業治理方面的注意事項

1、保證注冊資本的真實與充足：企業注冊資本的真實與充足不僅有利于保護客戶利益，更與企業及股東的切身利益密切相關。企業注冊資本虛假、或者在經營過程中被抽逃，將使企業股東喪失有限責任制度的保護而可能被卷入債權人提起的訴訟中。

2、關注您的合作伙伴是否履行了投資義務：在與他人共同對外投資設立企業時，密切合作伙伴是否履行了投資義務，這不僅關系到所投資的企業的利益，更關系到股東自身切身利益。如果合作伙伴沒有履行投資義務，在企業對外負債的情況下，投資者可能要就合作伙伴的過錯向債權人承擔責任，盡管在對外承擔責任后可以向合作伙伴追討，但這無疑徒增法律風險。

3、重要法律文件由企業法定代表人親自簽署：設立公司時的登記手續較為繁雜，請您務必親自簽署公司章程等法律文件，否則一旦發生紛爭，他人代簽名行為會給公司造成極大麻煩，甚至可能對公司股權歸屬造成不測因素。

4、收購股權后應盡快辦理變更登記：如果向他人收購公司股權，收購合同生效后請務必盡快辦理企業工商登記變更手續，否則將面臨無法真正獲得股權的風險。

5、慎重制定公司章程：公司章程是公司最重要的法律文件之一，對公司、股東、董事、監事、高級管理人員具有約束力，一旦發生爭議，將成為法院判斷各方權利義務關系的主要依據。建議在參與制定公司章程時務必仔細衡量，慎重簽署。

6、按期履行清算義務：企業投資設立的有限責任公司可能因種種因素需要結束營業。請您務必注意按期履行投資者的清算義務。怠于履行清算義務導致公司財產貶值、流失、毀損或者公司帳冊、重要文件等滅失的，股東將面臨直接承擔子公司全部債務的風險。

概括來說，常規企業法律顧問應當注重企業合同管理過程中的法律風險防范，這是法律人以其專業強項為基礎將重心向管理擴展的綜合性業務，既可擴展法律人的業務空間也能給企業帶來更大的變化。

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